会社を設立する際には、必要書類をしっかりと準備しておくことが不可欠です。このガイドでは、必要な書類の種類、作成の手順、および提出先について詳しく説明します。
会社設立に必要な書類とは?
会社設立にはいくつかの書類が必要であり、これらをしっかりと準備することが求められます。
公証役場に提出する書類
- 定款
会社設立の際にまず出向くべき役所は、法務局と公証役場です。公証役場に提出する書類の中で、特に重要なものの一つが定款です。定款は会社の基本的な規則を定めたもので、国の憲法に相当します。この書類は公証役場と法務局に提出する必要があるため、会社で保管する分も含めて3部用意しましょう。定款の作成は、会社の発起人たちが協議して行う重要なプロセスで、会社名、所在地、事業内容、株式の譲渡制限などの重要な事項が記載されます。独自に作成することもできますが、テンプレートをダウンロードすれば簡単に作成可能です。提出は原則として発起人全員が行い、出席できない場合は委任状が必要です。 - 発起人の印鑑証明書
発起人の印鑑証明書は、発起人の実印を証明するための書類です。実印は市町村に登録されていますので、公証役場に行く前に取得しておく必要があります。発起人が複数いる場合は、全員分の証明書が必要です。公証役場には1通提出しますが、取締役の場合は法務局にも提出が求められるため、合計2通用意します。実印登録をしていない場合は、身分証明書を持参して印鑑登録を行うとその場で完了しますので、忘れずに行いましょう。全ての発起人の印鑑証明書を揃えたら、公証役場に提出します。出席できない発起人の分は、実印と委任状を預かっておく必要があります。
法務局に提出する書類
- 認証済みの定款
認証済みの定款とは、公証役場で認証を受けた定款のことを指し、法務局への提出が必要です。公証役場で認証されていない定款は法務局で受理されませんので、必ず事前に公証役場で認証を受けておきましょう。 - 登記申請書
登記申請書には法務局が指定した項目を記載します。法務局が様式を提供しているので、それに従って記載要領とともに活用してください。 - 代表取締役、取締役、監査役の就任承諾書
これらの承諾書は、株主総会の決議で役員として選任されたことを証明する書類です。各役員ごとに必要で、必ず実印と専任の日付を記載します。 - 発起人の決定書
発起人の決定書は、会社設立にあたって発起人が出資した金額や発行した株式数を証明するための書類です。日付は払込証明書と一致させ、発起人の氏名と実印を押印する必要があります。 - 払込証明書
払込証明書は、資本金が正しく払い込まれたことを証明するために作成される書類で、法務局に提出する必要があります。資金を集めるため、発起人の銀行口座を使用します。口座を新たに開設する必要はありませんが、使いやすい金融機関で開設しておくと良いでしょう。会社設立の準備中は法人口座が作れないため、資本金は発起人の個人口座に振り込んでおきます。資金が振り込まれたら、残高証明と取引履歴をコピーしてA4用紙にまとめます。証明書には資本金総額、代表取締役の名前、押印を記載し、証明書の上に置いてホチキスで留めます。 - 印鑑届出書
印鑑届出書は、会社の実印を法務局に届け出るための書類です。ここでの会社の実印とは、代表者印のことを指します。印鑑届出書も法務局に提出する必要がありますので、忘れずに準備しましょう。代表者が複数いる場合は、代表者の中から1名の実印を届け出るか、全員分を届け出るかを選択できます。複数の実印を届け出る場合は、それぞれの印鑑届出書が必要です。会社の実印を新しく作成する場合は、時間に余裕を持って注文することをお勧めします。製作が遅れると手続きが遅れる原因となるため、早めに手配することが重要です。 - 代表取締役または取締役の印鑑証明
代表取締役または取締役の印鑑証明書は、役員の実印を証明するための書類です。役員の実印は会社印と区別され、印鑑届出書とは別に提出します。公証役場で発起人の印鑑証明書を提出しましたが、法務局では役員の印鑑証明書が必要です。役員ごとに1通ずつ用意します。ただし、取締役会を設置している場合は代表取締役のみの証明書が必要です。実印の証明書は、市町村役場で取得できます。実印登録をしていない場合は、早急に登録することをお勧めします。 - 登記すべき内容を保存したCD-RまたはFD（フロッピーディスク）
登記すべき内容を記録した電子媒体も法務局に提出します。この書類は決まった形式がないため、テキストデータで作成し、CD-RまたはFDに保存します。内容は定款に基づいた会社の概要で、メモ帳などのテキストエディタを使用して作成します。文字コードはANSI（シフトJIS）、ファイル形式はtxtで保存します。ファイル名は会社名にすると良いでしょう。ファイルを保存後、CD-Rにコピーして、ディスク上に商号を記載します。詳細な作成方法については、法務省のガイドラインを参考にすると良いでしょう。
税務署に提出する書類
- 法人設立届出書
法人設立届出書は、会社の基本情報を税務署に報告するための書類です。登記所在地を管轄する税務署に、会社設立日から2ヶ月以内に提出します。定款のコピーや履歴事項全部証明書と一緒に届け出ます。 - 給与支払事務所等の開設届出書
給与支払事務所等の開設届出書も税務署に提出が必要です。会社設立時はスタッフを雇わない場合もありますが、代表取締役も給与支払の対象となるため、法人設立届と共に提出することをお勧めします。設立日から1ヶ月以内に提出が必要です。 - 青色申告の承認申請書
青色申告承認申請書は、法人税申告のための書類です。提出することで帳簿をしっかりと管理していることを示すものとなります。青色申告をすることで、税務上の優遇措置や赤字の繰越が最大10年間可能になるなどのメリットがあります。設立日から3ヶ月以内に税務署に提出する必要があります。遅れると初年度の優遇措置を受けられなくなるため、注意が必要です。この申請書は国税庁のウェブサイトからダウンロード可能です。提出時には、現金出納帳や売掛帳といった帳簿の種類を記載します。 - 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書は、必須ではありませんが、提出すると納税が半年に一度で済むため、事務手続きが軽減されます。通常は毎月納税が必要ですが、この申請を行うことで納期を延ばすことが可能です。申請書は2部作成し、1部は税務署に提出、もう1部は受付印をもらって保管します。郵送の場合も同様で、返信用封筒と受付印希望のメモを同封します。
合同会社設立に必要な書類
- 合同会社設立登記申請書
- 登録免許税の収入印紙を貼付した台紙
- 定款
- 代表社員の印鑑証明書
- 払込証明書
- 登記すべき内容を保存したCD-RまたはFD
- 印鑑届出書
- 代表社員就任承諾書
- 本店所在地および資本金決定書
合同会社設立に必要な書類は、株式会社の場合と一部共通していますが、総数は少なくなっています。
まとめ
会社設立の際に必要な書類は、公証役場と法務局への提出が主となります。特に定款は提出順序を守らなければ受理されないため、注意が必要です。多くの書類が必要ですが、時間に余裕を持って準備し、念入りに確認してから提出しましょう。不明点がある場合は、自分で調べたり専門家に相談したりすることも重要です。
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